Создание базы данных в Notion

В Notion базы данных имеют свои особенности:

1. Базы данных не сложно кастомизировать — можно добавлять различные типы данных!
2. Все элементы представляют собой определённую страницу с описанием, и там можно разместить еще больше информации.
3. Одну и ту же базу данных можно просматривать различными способами.

Видео рассказывает об этом ?

Создайте новую таблицу

1. Для создания новой страницы выберите Table.
2. Элементы своей базы данных вводятся в первом столбце.
3. В таблице Notion каждый столбец является свойством элемента, который его описывает.
4. Тут можно выбрать разные свойства (например, дату, номер человека и т. д.), Это поможет конкретнее описать каждый элемент.
5. Нужно нажать на название нужного столбца и затем навести курсор на меню в разделе Property Type (Вид Свойства), там можно увидеть выбранные вами свойства.

Ниже представлены примеры свойств:

• Multi-select (выбор нескольких вариантов): это разрешит добавлять к нужным данным несколько тегов (их нужно создать самому).
• Date (дата): параметр свяжет даты с частями вашей базы. Это может быть дата выполнения задания или даты определённого события.
• Person (человек): это позволит добавлять людей из вашей команды, примером может быть человек, кому была поставлена задача.
• Files & Media (файлы и медиа): этот параметр разрешит загружать файлы, изображения и другие мультимедиа, которые связанны с данными профиля.
• Checkbox (чебокс, флажок): показывает, что было выполнено с элементом базы данных.

Ниже представлен пример базы данных с несколькими типами свойств:

Наполните свою таблицу

• Давайте создадим свою базу задач.
• Нужно добавить несколько проектов, с которыми планируется работа, в столбец Name.
• Теперь нужно добавить несколько тегов, для этого используйте выбор многих вариантов Multi-select. Можно например выбрать: P1, P2 и P3 для обозначения приоритетности задачи.
• Теперь редактируем столбец под названием File. Нужно навести мышку и щёлкнуть по этому заголовку, так вы сможете изменить его название и тип.
• Следует изменить его имя на Due Date(Срок сдачи). В разделе Property Type выбераем в меню Date (Дата).

• Затем щёлкните по графе Due Date, и тут появятся параметры выбора даты. Каждый столбец будет иметь свой набор различных параметров.

Ещё примеры:

• Если выбрать пунктFile (Файл) то вам предложат загрузить файл.
• Пункт Person (Личность) предоставит вам выбор людей из вашей рабочей компании.

Откройте ряд таблицы как страницу

• Отдельный элемент в базе данных Notion является отдельной страницей! Её можно наполнять любой информацией, и даже другими базами данных.
• Представленный пример с базой данных задач показывает, что там можно хранить различные заметки и информацию, которые относятся к этой задаче, это видно внутри этой задачи.
• Для открытия строки в виде страницы, нужно навести курсор на ячейку в первом столбце и нажмите ⤢ OPEN (⤢ ОТКРЫТЬ). Это выглядит так:

• Теперь можно добавлять или редактировать различные столбцы, а на странице можно записать любой контент:

Создайте разные представления одной базы

• Одинаковые данные можно представить в различном виде. Можно превратить свою базу в доску, календарь, список, галерею или временную шкалу. Это уже зависит от поставленной задачи. Это можно сделать так:
• Выбираем+ Add a View (+ Добавить представление) в левом верхнем углу таблицы.
• Теперь даём название представлению Board (Доска) из выпадающего меню.

• Теперь строки из вашей таблицы в карточке на доске, будут группироваться по тегам. А выбирая карточку она всё так же открывается как страница.
• Доску можно сделать уникальной:
  • Редактируйте или скрывайте любой столбец, это делается нажатием на иконку ••• справа от его заголовка.
  • Можно добавить новые карточки, нажмите на + вверху столбца или на + New внизу.
  • Перетащив заголовки столбцов вы измените их порядок.
  • Войдите в Properties (Свойства) в правом верхнем углу, и добавьте новый столбец. Тут можно выделить те из них, которые вы хотели бы отображать на своих карточках.
  • Карточки по любому свойству можно сгруппировать. Тут нужно нажать на Group By (Группировать По).

• Далее можно превратить доску в календарь, это поможет видеть сроки выполнений различных задач.
• Нужно щёлкнуть на название текущего представления, тогда вы переключитесь между существующими представлениями или сможете добавлять новые.

• Календарь позволяет видеть владельцу, когда что-то будет происходить. Это могут быть сроки сдачи проектов и т. д. В выбранной вами даты можно увидеть карточку:

• Щелкнув по любой карточке она открывается как страница.
• Будет очень полезен пункт менюProperties, он позволяет отобразить нужные данные на карточках.
• Есть различные хорошие способы просмотра разных вещей:
  • Очень удобна галерея. Она должна хранить в себе изображения.
  • Документы удобно хранить в списках.
  • Даты помогут вам отслеживать продолжительность проекта и его сроки.

Фильтруйте свою информацию

• Чтобы сосредоточится на частях вашей базы данных вам поможет фильтр по столбцам.
• Для этого нужно вернутся к вашему табличному представлению.
• Далее выбираемFilter (Фильтр) в верхней части таблицы, а затем + Add a Filter (+ Добавить Фильтр).
• Теперь выбираем свойство, по которому нужно выполнить фильтрацию. Затем делаем следующее:
  • Различные способы фильтрации, в зависимости от вида выбранного столбца можно выбрать из выпадающего меню.
  • В конкретном примереTags (Тэги) и допустим, что оно должно содержать P2.

• Изменение своей базы данных вы увидите в реальном времени. Это зависит от критериев фильтрации.
• Добавить фильтров можно сколько угодно.
• Для отключения фильтра, нужно вернутся в меню Filter и щелкните на значок X.
• Просмотр страниц можно делать на основе различных фильтров:
  • Можно создать новый способ просмотра и назовите его.
  • Тут можно отфильтровать свою базу данных так, как захотите.
  • Способы просмотра можно переключать, для просмотра данных, фильтровать можно разными способами!
  • Например, можно просматривать только те задачи, что были назначены вам. Или только задачи с приоритетностью P1 или задачи, связанные только с определенным проектом.

Сортируй свою информацию

• Сортировка разрешает вам упорядочивать нужные данные в зависимости от значений в каких-либо столбцах.
• ВыберитеSort (Сортировка) в верхней части таблицы, а затем на + Add a Sort (+ Добавить сортировку).
• Теперь выбираем свойство, по которому нужно сортировать базу данных. Можно выбрать Due Dates, а затем Ascending (По возрастанию). Это упорядочит задачи от ближайшего к самому дальнему сроку выполнения.

1. Данные можно отсортировать по приоритету, дате, тегам и т. д.
2. Как и в случае с фильтрами, тут можно применять несколько сортировок и всегда отключать их в одном меню.
3. Можно создавать новые способы просмотра, они показывают информацию в разном порядке.

После создания несколько разных типов страниц, можно перейти к поиску и расположению их в своем рабочем пространстве!